Das Lizenz-Management ist vielleicht der am meisten unterschätzte Teil im IT-Bereich für Unternehmen. Nicht unbedingt unterschätzt im monetären Sinne, aber oft wird der Nutzen, den ein gutes Lizenz-Management den Unternehmen bringen kann, sträflich unterschätzt.
Aufgaben des Lizenz-Managements
Es gibt vier Kernaufgaben eines Lizenz-Managements:
- Die Schaffung von Transparenz: Was habe ich wofür?
- Reduzierung der Kosten: Gibt es auf dem Markt andere Produkte, die evtl. günstiger sind, aber das gleiche oder mehr können?
- Einhaltung der Compliance: Wie viele Softwarelizenzen sind gekauft worden und wie viele sind im Einsatz?
- Erfüllung von rechtlichen Vorgaben: Sind meine IT-Lösungen überhaupt gesetzeskonform?
Schaffung von Transparenz
Die meisten kleinen Unternehmen sind sich natürlich bewusst, was für Softwareprodukte sie haben und auch wofür diese Produkte benutzt werden. Doch je größer das Unternehmen, desto unterschiedlicher die Anforderungen an Software und desto mehr Software ist auch im Betrieb und damit im Einsatz. Um hier den Überblick zu behalten ist es, ab einer gewissen Größe, sinnvoll ein Lizenz-Management zu haben.
Reduzierung der Kosten
Hier wird der Markt für die Softwareprodukte im Blick behalten und versucht günstigere oder bessere Produkte zu finden für die bereits bestehenden.
Einhaltung der Compliance
Die wichtigste der vier Aufgaben ist die Einhaltung der Compliance. Hier kommt es darauf an herauszubekommen, wie viele Lizenzen denn gekauft worden sind und wie viele technisch im Einsatz sind. Gerade bei einem schnellen Wachstum einer Firma können hier Probleme entstehen und Lizenzen nicht ausreichend nachgekauft worden sein. Sollte das der Fall sein, muss man schnell nachbessern, wenn nämlich eine sogenannte Unterlizenzierung festgestellt wird, kann gut und gerne ein Millionenschaden entstehen.
Erfüllung von rechtlichen Vorgaben
Gerade im Bereich IT fühlt es sich oft an, als würde der Gesetzgeber ein wenig hinterherhinken. Allerdings sollte man trotzdem nicht unterschätzen, wie wichtig es ist, sich hier an die Gesetzte zu halten, denn es drohen auch hier saftige Strafen bei Nichtbeachtung.
Lohnt sich ein Lizenz-Management?
Je größer das Unternehmen, desto eher lohnt sich ein Lizenz-Management. Aber auch kleinere Unternehmen sollten entsprechende Bereiche in Betracht ziehen, denn die Strafen, welche man durch Unterlizenzierung oder Nichteinhaltung der gesetzlichen Vorgaben bekommen kann, können die meisten Unternehmen in den Ruin treiben.