Ein PIM ist ein Programm zum Management von Produktinformationen (Product Information Management). Dieses beinhaltet die Pflege, Erfassung und die Aufbereitung von Produktdaten und deren Bereitstellung für die Ausgabe. So sorgt ein PIM dafür, dass die notwendigen Produktinformationen eines Herstellers, des ERP-Systems und der Marketingabteilung einheitlich in den Katalog, den Onlineshop und auf das Verkaufsschild kommen.

Das Produktinformationsmanagement

Die jeweiligen Informationen aus unterschiedlichen im Unternehmen vorhandenen Systemen werden gemeinsam erfasst und in dem PIM-System gesichert. Hierbei werden diese übersetzt, vergeistigt und kontrolliert. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass die Informationen den geforderten Anforderungen zur Qualität entsprechen, das heißt diese sind korrekt, vollständig und konsistent.

Im folgenden Schritt können alle Informationen für unterschiedliche Ausgabekanäle vorbereitet werden. Daher wird durch den zentralisierten Produktinformationsmanagementprozess die Ausgabe der qualitativ hochwertigen und spezifischen Informationen verlässlich arrangiert.

Vor allem bei größeren Herstellern und Händlern ist die Menge der Daten ohne ein PIM-System schwer anzuwenden. Jedoch auch bei mittelständischen Unternehmen kann eine Anwendung des PIM-Systems sinnvoll sein, zum Beispiel bei einem umfangreichen Sortiment, beim Einsatz verschiedener Vertriebskanäle, insbesondere beim Einsatz von Print und E-Commerce.

Es kommt in vielen Unternehmen oftmals vor, dass die Informationen zu den Produkten nicht zentral, sondern in den einzelnen Abteilungen separat gespeichert werden. Hierbei sind die Daten in unterschiedlichen Formaten und in verschiedenen Sprachen abgelegt. Dies kann zur Folge haben, dass ein bestimmter Teil der Produktinformationen verloren gehen kann oder Informationen gleich mehrfach abgespeichert werden, was zu Ineffizienz sowie einem Anstieg der Lagerkosten führt.

Zudem ist oftmals nicht eindeutig, ob die vorhandenen Produktinformationen noch korrekt und aktuell sind. Um die Informationen effizient zu verwalten und zugleich die Kosten für das Produktdatenmanagement zu senken, kann es sich lohnen, über die Anschaffung eines geeigneten PIM-Systems nachzudenken.

Wie arbeitet ein PIM-System?

Generell ist ein PIM-System eine Datenbank, in dem die Produktdaten zentral gespeichert sind. Zum Beispiel ist das Programm Perfion PIM ein Windows-Client, welcher auf Daten eines SQL-Servers basiert.

Die Anwender stellen eine Verbindung zu dieser Datenbank her, in welcher sie neue Produkte erstellen und die nötigen Informationen anfügen und diese auch bearbeiten, welche von der Datenbank an unterschiedliche Kanäle verteilt werden. Das PIM-System kann sämtliche Arten an Produktdaten verarbeiten. Hierzu gehören Bilder, Texte, Audiodateien, Videos und andere Arten von Dateien.

Eine der besonderen Stärken des PIM-Systems ist die Fähigkeit, Daten mit verschiedenen Programmen auszutauschen. Daher ist es bedeutend, dass das PIM-System eine API hat, welche keinerlei Beschränkungen beim Lesen der Informationen und Metadaten sowie bei der Übertragung von Daten in die anderen Systeme kennt. Einige der bedeutendsten Systeme, in welche das PIM-System integriert werden kann, übernehmen sämtliche Dateien ebenfalls.

Die Auswahl eines PIM-Systems

Wenn die Anwender in ein PIM-System investieren wollen, sollten diese eine Reihe an Fragen beantworten, ehe sie das richtige System für die eigenen Anforderungen auswählen. Hierzu gibt es im Netz viele Leitfaden, die die Aspekte genau beschreiben. In dem Leitfaden erfahren die künftigen Nutzer, welche Anforderungen diese an den künftigen PIM-Anbieter stellen sollen. Basierend auf den Erfahrungen mit vielen Kunden gibt es verschiedene Schlüsselthemen und zu diesen viele spezifische Fragen, die die Anwender berücksichtigen und auf welche sie die richtigen Antworten finden sollen.

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